Příklad struktury dokumentace systému managementu jakosti podle normy ISO 9001. Tyto stránky byly vytvořeny softwarem pro elektronickou správu řízené dokumentace Altus PORTAL pro server management.jakosti.cz.

Obsah

• Účel
• Platnost
• Odpovědnost
• Pojmy a definice
• Postup - Zásady archivace a skartace
• Související předpisy

Účel

Tento skartační a archivní řád upravuje postup při ukládání a vyřazování písemností.

Je vypracován na základě zákona ČNR č. 343/1992 Sb. (vdn), kterým se mění a doplňuje zákon ČNR č. 97/1974 Sb. (vdn), o archivnictví, vyhlášky MV ČSR č. 117/1974 Sb. (vdn), kterou se stanoví kritéria pro posuzování písemností jako archiválií a podrobnosti skartačního řízení, případně dalších předpisů - např. zákonů č. 563/1991 Sb. (vdn), o účetnictví, zákona č. 258/1994 Sb. (vdn), kterým se mění a doplňuje zákon ČNR č. 588/1992 Sb. (vdn), o dani z přidané hodnoty ve znění pozdějších předpisů.

Platnost

Tímto skartačním a archivním řádem se řídí všichni pracovníci společnosti. Tento řád nabývá platnosti dnem jeho vyhlášení.

Odpovědnost

Za dodržování a kontrolu plnění tohoto řádu odpovídá ředitel společnosti. Ten je povinen seznámit s ní všechny zaměstnance společnosti, kteří přicházejí do styku s písemnostmi společnosti. Jednotliví zaměstnanci odpovídají za dodržování uvedených zásad.

Pojmy a definice

Externí dokumenty

Dokumenty externího původu, ze kterých vychází veškerá interní dokumentace společnosti, a které řízení a organizaci společnosti bezprostředně ovlivňují. Sem patří veškeré legislativní předpisy, zákony a prováděcí vyhlášky, resortní vyhlášky a nařízení, metodické pokyny, normy, ap.

...

Postup - Zásady archivace a skartace

• Dokumenty potřebné pro běžnou práci se ukládají v příruční registratuře.
• Dokumenty, které již pro běžnou práci nejsou potřeba se uloží do spisovny organizace.
• Po uplynutí skartační lhůty se dokumenty buďto skartují nebo uloží v archivu.

Proces archivace a skartace

atd...