Příklad struktury dokumentace systému managementu jakosti podle normy ISO 9001. Tyto stránky byly vytvořeny softwarem pro elektronickou správu řízené dokumentace Altus PORTAL pro server management.jakosti.cz.

Obsah

• Platnost
• Odpovědnost
• Pojmy a definice
  • Dokumenty systému jakosti
  • Interní a externí dokumenty systému jakosti
• POSTUP – interní řízené dokumenty
  • Rozhodnutí o zpracování (změně) dokumentu
  • Sběr podkladů a informací
  • Zpracování návrhu dokumentu
  • Připomínkování – posouzení dokumentu
  • Provedení oprav a změn na základě připomínkového řízení
  • Rozhodnutí o přidělení dokumentu
  • Schválení dokumentu jakosti
  • Vydání dokumentu
  • Změny a revize dokumentů
• POSTUP – Externí řízená dokumentace

Účel

Směrnice stanovuje jednotný postup řízení dokumentů systému jakosti dle ČSN EN ISO 9001:2001.

Platnost

Směrnicí se řídí pracovníci společnosti, kteří vytvářejí, kontrolují nebo aktualizují dokumenty systému jakosti. Pracovníci, kteří jsou povini seznámit se s dokumenty systému jakosti se řídí částí této směrnice, která popisuje distribuci dokumentace.

Směrnice nabývá platnosti dnem jejího vydání.

Odpovědnost

Vydavatelem i zpracovatelem všech dokumentů systému jakosti v rámci společnosti je určen představitel vedení pro jakost.

Vedení společnosti odpovídá za to, že postupy týkající se systému jakosti jsou stanoveny řízenými dokumenty, zpracovanými podle této směrnice.

Všichni pracovníci, kteří pracují s dokumenty systému jakosti, zodpovídají za dodržování ustanovení této směrnice.

Pojmy a definice

Dokumenty systému jakosti

Dokumenty systému jakosti popisují postupy řízení systému jakosti. Tyto dokumenty jsou rozděleny do 3 úrovní:

1. Příručka jakosti a politika jakosti
2. Směrnice a řády
3. Záznamy

Příručka jakosti a politika jakosti

Tato úroveň obsahuje dokumenty popisující celkové záměry a zaměření organizace ve vztahu k jakosti oficiálně vyjádřené vrcholovým vedením.

Příručka jakosti je hlavním dokumentem pro realizaci a udržování managementu systému jakosti. Popisuje zásady a principy systému jakosti.

Směrnice a řády

Tato úroveň obsahuje směrnice a řády, které stanovují účel a předmět určité činnosti. Určují pracovní funkce, které stanovené činnosti (procesy) provádějí. Určují jakým způsobem se tyto činnosti provádějí a podle jaké dokumentace. Uvádějí postupy pro vytváření záznamů o prováděných činnostech.

Záznamy

Tato úroveň obsahuje záznamy, šablony záznamů, důkazy o naplnění požadavků a ostatní dokumenty.

Interní a externí dokumenty systému jakosti

Dokumenty systému jakosti se dělí na interní a externí...

....

Intranet

Intranetem se zde myslí databáze dokumentů, která je dostupná pomocí internových technologií (webový prohlížeč) v lokální síti naší organizace. Intranet zpřístupňuje veškeré interní dokumenty systému jakosti všem pracovníkům naší organizace (přístup k některým dokumentům může být omezen nastavením přístupových práv).

POSTUP – interní řízené dokumenty

Tento postup popisuje tvorbu a distribuci interních dokumentů systému jakosti (jedná se o řízené dokumenty ve smyslu ISO 9001).

Veškeré interní dokumenty systému jakosti jsou k dispozici výhradně v elektronické podobě prostřednictvím firemního intranetu. Intranetová aplikace zajišťuje řízení dokumentace.  V intranetu jsou okamžitě dostupné všem pracovníkům veškeré dokumenty systému jakosti. Intranet díky centralizaci zajišťuje, že dokumenty jsou vždy dostupné v aktuální verzi, a že jsou jednoznačně identifikovány. Intranet dále poskytuje dodatečné informace například o revizích, předchozích verzích atd.

Proces řízení interních dokumentů

atd....