Dokumentace jakosti

Jakou dokumentaci jakosti potřebujete

Celý systém řízení je potřeba zdokumentovat. Je potřeba popsat pracovní postupy (procesy) a stanovit odpovědnosti. Kromě dokumentace je potřeba vést záznamy, které poskytují důkazy o splnění předepsaných postupů.

Minimálně musíte mít tyto dokumenty:

dokumentovaná prohlášení o politice jakosti a o cílech jakosti,
příručku jakosti,
dokumentované postupy (pro řízení dokumentů, záznamů a neshod),
dokumenty, které organizace potřebuje pro zajištění efektivního plánování, fungování a řízení svých procesů a
záznamy požadované normou.

Není to zbytečné papírování?

Udržování dokumentace a vedení záznamů pochopitelně představuje administrativu navíc, ale nejde o nic samoúčelného. Bez dokumentace by nešlo o dobré řízení, ale o chaos. Bez záznamů by nebylo možno dosáhnout pořádku a prokázat odpovědnost. Kromě toho se podklady získané ze záznamů používají pro analýzy, ze kterých se zjišťuje, zda přijaté postupy vedly ke zlepšení. Norma totiž vyžaduje, aby veškeré součásti systému řízení byly průběžně zlepšovány. Jakékoli opatření musí mít měřitelný efekt, pokud jej nemá je zbytečné. Nezanedbatelným přínosem je též zavedení pořádku do dokumentů vyžadovaných státními úřady (zejména jej oceníte při kontrole z úřadu práce, který hrozí nezanedbatelnými sankcemi).

Norma naštěstí povoluje vedení dokumentace v elektronické podobě. K dispozici je i software pro řízení dokumentace systému managementu jakosti malých a středních firem, díky kterému lze zvládnout poměrně náročné požadavky normy bez nutnosti zaměstnávat nové administrativní síly.

Jak dokumentovat fungování firmy

Pro řízení činností přijímají normy ISO 9000 procesní přístup. Jednotlivé činnosti, které přeměňují vstupy na výstupy za použití zdrojů, jsou považovány za procesy. Procesy na sebe mohou navazovat. Soubor procesů je řízen společně, takže hovoříme o systému. Tento pohled usnadňuje dokumentování systému tím, že lze veškeré činnosti organizace strukturovat na vhodné rozlišovací úrovni na procesy a ty popisovat samostatně.

Dokumentace jakosti podle vašich potřeb

V oblasti dokumentace snadno můžete sklouznout do nebezpečné pasti přebujelé administrativy. Nad každým dokumentem se zamyslete. Zvažte, jak prospěje efektivnímu fungování vaší firmy. Není zbytečně rozsáhlý, budou jej pracovníci moci rychle přečíst a porozumět mu? Lidé mají potřebu vykázat činnost zbytečně obsáhlým popisováním, ale uvědomte si, že dokumenty musíte udržovat v aktuální podobě.

Nezapomeňte, co říká norma: "Rozsah dokumentace systému managementu jakosti se může v jednotlivých organizacích lišit, a to s ohledem na

a) velikost organizace a druh činností,
b) složitost procesů a jejich vzájemné působení a
c) odbornou způsobilost zaměstnanců."

V jednoduché dokumentaci je krása

Dobře si rozmyslete strukturu vaší dokumentace. Při vhodném členění se snadno vyhnete duplicitním popisům, které komplikují údržbu.

Snažte se definovat pojmy obecně. Například při popisu pracovního postupu nebudete používat jméno pracovníka, ale název pracovní pozice. Tím se vyhnete nutnosti aktualizovat dokumenty při výměně lidí.

Nejednodušší je elektronická dokumentace

Nejlepším řešením je vést dokumentaci v elektronické podobě. Tím nemyslíme jako dokumenty ve Wordu, ale v systému pro správu dokumentů, který vám přinese tyto výhody:

Strukturovanou dokumentaci provázanou hypertextovými odkazy, které odstraní nutnost duplicitních popisů. Na příslušnou vysvětlující pasáž se prostě jen odkážete.
Snadnou údržbu při změnách. Pomocí vyhledávání naleznete rychle všechny dokumenty, které obsahují odkaz nebo výraz, který potřebujete změnit.
Levný, rychlý a ekologický způsob publikování dokumentace. Svojí dokumentaci nemusíte tisknout. Máte jí jednoduše na svém firemním intranetu. Podpisy zodpovědných osob zvládne systém elektronicky.
Vaši pracovníci budou mít dokumenty kdykoli k dispozici v jejich aktuální podobě. Snadno a rychle v nich mohou vyhledat požadované informace.
Automatické přidělování verzí, systém oprávnění, připomínkování a mnoho dalších funkcí, které se u tištěné dokumentace nedají realizovat.

O software pro vedení dokumentace se více dozvíte v sekci Software pro management jakosti.

Kam dál?

Software pro řízení jakosti